Jordi lleva un restaurante en un pueblo de costa. En verano tiene ocho personas en plantilla y el resto del año, cuatro. Es un caso inventado, pero seguro que te suena.

En julio la terraza se llena, hay cola en la puerta y el cocinero no tiene ni tiempo de sentarse. En febrero, un martes cualquiera, hay tres mesas ocupadas y Jordi se queda mirando la puerta. Cuando le pregunta a su gestor si van bien, la respuesta es siempre la misma: «Al cierre del ejercicio lo vemos».

Ese «al cierre del ejercicio lo vemos» es justo el problema. Para entonces ya has pasado varios meses sin saber si tu negocio está ganando o perdiendo dinero en cada temporada.

Qué es el punto de equilibrio mensual

Es la cifra que tienes que vender en un mes para cubrir todos los gastos de tu negocio y quedarte exactamente a cero.

Si vendes más, obtienes beneficios. Si vendes menos, tienes pérdidas.

La fórmula es sencilla:

Gastos fijos del mes ÷ margen de contribución = ventas necesarias para no perder dinero

Pero, ¿qué son los gastos fijos?

Son aquellos que tienes que asumir vendas mucho o poco durante ese mes. Por ejemplo:

• Alquiler del local.

• Nóminas y Seguridad Social a cargo de la empresa.

• Seguros.

• Gestoría.

• Cuotas de autónomos.

• Otros gastos de estructura.

Los suministros (luz, agua, gas) pueden tener una parte fija y otra variable. Para simplificar, en este ejemplo los consideramos fijos.

Cuando hablamos de gastos fijos, nos referimos a los que no dependen directamente de las ventas dentro del periodo que analizamos. Eso no significa que tengan que ser iguales todos los meses. Por ejemplo, las nóminas pueden aumentar en verano porque necesitas más personal.

¿Y qué es el margen de contribución?

Es lo que te queda de cada euro vendido después de pagar los costes variables, es decir, aquellos que dependen directamente de lo que vendes o produces.

En un restaurante serían, por ejemplo, la comida, la bebida y las comisiones del datáfono.

A Jordi, de cada 100 € que factura, le cuesta 35 € cubrir esos costes variables. Por tanto, le quedan 65 € para pagar los gastos fijos y, una vez cubiertos, empezar a ganar dinero.

Su margen de contribución es del 65 %.

Todos los importes de este ejemplo están expresados sin IVA, para poder comparar correctamente ingresos y gastos.

Si ya has leído mi artículo sobre cuánto tienes que vender al mes para no perder dinero, esto te suena. Hoy vamos un paso más allá, porque ese número no es el mismo todos los meses.

Por qué un solo número al año te engaña

El gestor de Jordi le dijo: «Con unos 27.200 € al mes de media estás en equilibrio».

La cifra sale de considerar cuatro meses de temporada alta, con 23.000 € de gastos fijos, y ocho meses de temporada baja, con 15.000 €.

La media mensual de gastos fijos es de unos 17.667 €. Si la dividimos entre el margen de contribución del 65 %, obtenemos unos 27.200 € de ventas mensuales de equilibrio.

Matemáticamente es correcto. Pero en la práctica no le sirve para tomar decisiones cada mes.

¿Por qué? Porque los gastos de Jordi no son iguales durante todo el año.

En verano contrata a cuatro personas más, paga la tasa de la terraza y el aire acondicionado trabaja muchas más horas. En invierno tiene menos personal y menos actividad.

Mira lo que ocurre en dos meses muy diferentes:

Los cálculos son estos:

• Febrero: (21.000 € × 65 %) − 15.000 € = −1.350 €.

• Julio: (52.000 € × 65 %) − 23.000 € = +10.800 €.

En julio, Jordi supera su punto de equilibrio de sobra. En febrero se queda unos 2.077 € por debajo.

Esa diferencia ya está expresada en ventas, así que es lo que le falta vender. Con un ticket medio de 28 € (sin IVA), son unos 74 cubiertos adicionales al mes, dos o tres más al día.

Ahora Jordi ya sabe qué objetivo tiene que conseguir.

Y aquí está el problema de verdad. Jordi pensaba que el invierno era «así» y que se compensaba con el verano. Lo que no sabía era cuánto perdía cada mes flojo ni qué podía hacer para evitarlo.

Así que no hacía nada, y los meses malos se iban comiendo poco a poco el dinero que tanto le había costado ganar en agosto.

Qué hizo Jordi (y qué puedes hacer tú)

Una tarde se sentó con una hoja de cálculo. Estos fueron sus pasos:

1. Calculó los gastos fijos de cada mes.

No dividió el total anual entre doce. Revisó sus facturas y registros contables de los últimos doce meses para identificar los gastos que tenía que asumir cada mes.

Separó los gastos fijos de los variables y trabajó sin IVA en los gastos cuando este era deducible.

También tuvo en cuenta los gastos que se pagan una vez al año, como los seguros o determinadas tasas. En lugar de cargar todo el importe al mes del pago, los repartió entre los meses a los que correspondían.

Así evitó que un mes pareciera mucho más caro de lo que realmente era y que otros quedaran artificialmente bajos.

2. Calculó cuánto le quedaba de cada euro vendido.

Revisó las compras de comida y bebida, las comisiones del datáfono y el resto de costes directamente relacionados con las ventas.

Las ventas las calculó siempre sin IVA (en hostelería, normalmente un 10 %), porque el IVA que cobras al cliente no es tuyo. En los costes quitó el IVA cuando este era deducible.

Así obtuvo su margen de contribución del 65 %.

3. Calculó el punto de equilibrio de cada mes.

Dividió los gastos fijos mensuales entre el margen de contribución.

De esta manera obtuvo una cifra diferente para cada mes, teniendo en cuenta la estructura real de gastos de su restaurante.

4. Revisó la evolución durante el mes.

El día 15 comprobaba cuánto había vendido.

Si a mitad de mes todavía no había llegado, más o menos, a la mitad de su objetivo mensual, analizaba qué podía hacer para mejorar el resultado antes de terminar el mes.

Eso sí, en un restaurante las ventas no siempre se distribuyen de forma lineal. Por eso también comparaba las ventas acumuladas con las del mismo periodo del año anterior.

Esperar al cierre es llegar tarde.

5. Preparó un plan para los meses flojos.

Trabajó con dos palancas:

• Bajar el punto de equilibrio. Antes de decidir nada, Jordi analizó cuánto facturaba los lunes y martes por la noche y cuánto le costaba mantener el restaurante abierto. Cerrar también significa renunciar a ventas. Como esas noches facturaban poco, en invierno cerró esos días y ajustó los turnos, con lo que ahorró 1.200 € al mes. Sus gastos fijos bajaron de 15.000 € a 13.800 €, y su punto de equilibrio pasó de 23.077 € a unos 21.231 €.
  
  Como las ventas apenas se resintieron y se mantuvieron aproximadamente en los 21.000 € mensuales, su resultado pasó de perder 1.350 € a perder solamente 150 €.

• Vender un poco más por cliente. Con un menú de temporada consiguió subir el ticket medio 2 €. Con 750 cubiertos al mes, eso supone 1.500 € más de facturación (sin IVA).
  
  Si mantiene su margen de contribución del 65 %, esos ingresos adicionales le dejan 975 € para cubrir gastos fijos y mejorar el resultado del negocio.

¿Y qué pasa si combina las dos medidas?

Si consigue mantener las ventas adicionales y el ahorro de gastos, el resultado de febrero sería:

• Resultado después de reducir gastos: −150 €.

• Margen adicional generado por el aumento del ticket medio: +975 €.

• Nuevo resultado mensual: +825 €.

Pequeños cambios, pero con números detrás.

¿Y si eres autónomo?

Si trabajas por tu cuenta, incluye tu cuota de autónomos y también el dinero que necesitas obtener de tu negocio para vivir. En los 15.000 € de febrero de Jordi ya está incluido su sueldo.

Aunque lo que te llevas a casa no sea un gasto contable de la actividad, debes tenerlo en cuenta para saber cuánto necesitas generar realmente.

De lo contrario, puedes pensar que tu negocio es rentable cuando en realidad no te está proporcionando los ingresos que necesitas.

Esto no es solo de restaurantes

Le pasa a cualquier negocio cuyos meses no se parecen entre sí:

• Una academia con picos de actividad en septiembre y enero.

• Una tienda con campañas comerciales y temporadas bajas.

• Una empresa de climatización que trabaja mucho más en verano.

• Un alojamiento rural con grandes diferencias entre temporada alta y baja.

En cuanto tus gastos o tus ventas cambian con el calendario, utilizar un único número para todo el año puede darte una falsa sensación de tranquilidad.

Por eso necesitas conocer cuánto tienes que vender cada mes y no limitarte a mirar el resultado cuando termina el ejercicio.

Si quieres entender de dónde salen esos gastos que cambian, te recomiendo mi artículo sobre por qué necesitas un presupuesto anual.

Y si te preguntas por qué el banco está vacío aunque ese mes hayas superado tu mínimo de ventas, el artículo sobre el dinero fantasma te ayudará a entenderlo.

Recuerda que una cosa es ganar dinero y otra muy distinta es tenerlo disponible en el banco.

Cómo puedo ayudarte

Trabajo solo, así que lo hago contigo, sin intermediarios.

En mi servicio Tu mínimo para no perder revisamos tus gastos fijos mes a mes, calculamos tu punto de equilibrio con tus números reales y vemos qué decisiones puedes tomar para mejorar los resultados de los meses más flojos.

Y si quieres ir más allá, podemos conectar este análisis con una previsión de tesorería para que sepas cuándo puedes tener problemas de liquidez, incluso cuando tu negocio sea rentable.

No se trata de vender por vender. Se trata de saber cuánto necesitas vender, cuándo necesitas hacerlo y qué puedes cambiar para que tu negocio sea rentable durante todo el año.

Puedes consultar todos mis servicios aquí.